RSUD Kepohbaru mulai mengembangkan SIPERKASA (Sistem Pelaporan Perbaikan Sarana) sebagai inovasi digital untuk meningkatkan efektivitas pelaporan dan penanganan kerusakan sarana pendukung pelayanan rumah sakit. Pengembangan aplikasi ini merupakan bagian dari upaya transformasi digital rumah sakit dalam mendukung pelayanan yang lebih cepat, transparan, dan akuntabel.

Pengembangan SIPERKASA dilatarbelakangi oleh kebutuhan pemenuhan Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rumah Sakit, khususnya pada Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit (IPSRS). Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit, salah satu indikator yang harus dipenuhi adalah waktu tanggap terhadap laporan kerusakan sarana dan prasarana kurang dari 15 menit sejak laporan diterima. Indikator tersebut menjadi acuan dalam menjamin kesiapan fasilitas rumah sakit agar pelayanan kepada pasien dapat berjalan tanpa hambatan akibat kerusakan sarana maupun prasarana.

Sebelum adanya SIPERKASA, pelaporan kerusakan di RSUD Kepohbaru masih dilakukan melalui berbagai media komunikasi, seperti telepon, pesan singkat, maupun penyampaian secara langsung kepada petugas. Mekanisme tersebut menyebabkan informasi tersebar di berbagai saluran komunikasi sehingga berpotensi menimbulkan keterlambatan penyampaian laporan, laporan yang terlewat, kesulitan dalam memantau status penanganan, serta belum tersedianya data yang akurat mengenai waktu penerimaan laporan, waktu tanggap, dan waktu penyelesaian pekerjaan.

Kondisi tersebut semakin menantang karena pelayanan IPSRS diselenggarakan dalam dua shift kerja. Pergantian petugas berpotensi menyebabkan informasi mengenai laporan yang belum terselesaikan tidak tersampaikan secara utuh apabila tidak tersedia media pelaporan yang dapat diakses secara bersama. Selain itu, unit pelapor juga membutuhkan kepastian bahwa laporan yang disampaikan telah diterima, sedang ditindaklanjuti, atau telah selesai diperbaiki.

Tidak hanya pada IPSRS, kebutuhan sistem pelaporan juga dirasakan oleh unit pendukung lainnya. Unit Teknologi Informasi (IT) menangani berbagai laporan terkait perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan komputer, sedangkan Unit Sanitasi memerlukan sistem untuk menerima laporan mengenai kebersihan lingkungan rumah sakit. Sebelum adanya sistem yang terintegrasi, masing-masing unit masih menggunakan mekanisme pelaporan yang berbeda sehingga koordinasi, pemantauan, dan dokumentasi laporan belum berjalan secara optimal.

Berangkat dari kebutuhan tersebut, RSUD Kepohbaru mulai mengembangkan SIPERKASA sebagai sistem pelaporan terpadu yang mengintegrasikan layanan IPSRS, Unit Teknologi Informasi (IT), dan Unit Sanitasi dalam satu platform digital. Aplikasi ini dirancang untuk mengelola seluruh proses pelaporan mulai dari penerimaan laporan, pencatatan waktu secara otomatis (timestamp), penugasan petugas, pemantauan progres pekerjaan, hingga penyelesaian laporan secara real-time.

Sejak 20 Desember 2025, SIPERKASA memasuki tahap pengembangan dan uji coba (trial and error). Pada tahap ini dilakukan penyempurnaan berbagai fitur, penyesuaian alur kerja dengan kebutuhan masing-masing unit, serta pengujian sistem untuk memastikan aplikasi dapat berjalan dengan baik sebelum diterapkan secara penuh. Masukan dari pengguna dan hasil evaluasi selama masa uji coba menjadi dasar dalam penyempurnaan sistem agar aplikasi benar-benar mampu mendukung proses pelaporan yang cepat, mudah, dan terintegrasi.

Melalui pengembangan SIPERKASA, RSUD Kepohbaru berharap dapat membangun sistem pelaporan yang lebih efektif, mempercepat koordinasi antarunit, meningkatkan akurasi data pelaporan, serta menyediakan informasi yang dapat dimanfaatkan sebagai bahan monitoring dan evaluasi kinerja. Ke depan, aplikasi ini diharapkan mampu mendukung pencapaian indikator Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit sekaligus meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat melalui pemanfaatan teknologi informasi.